Qué revisar antes de cambiar de sistema en la inmobiliaria: datos, portales y equipo

Cambiar de sistema en una inmobiliaria da miedo por una razón concreta: los datos. Los clientes de diez años en una planilla, las propiedades publicadas, los contratos de alquiler andando, y un equipo que ya sabe usar lo que hay. La pregunta no es «¿es mejor el nuevo?» sino «¿qué me llevo, qué pierdo y cuánto tarda?».

Este artículo es una lista de control para hacer antes de cambiar, con las respuestas concretas para el caso de futuraprop. Cada punto tiene una pregunta que le podés hacer a cualquier proveedor. Si no la contesta con precisión, ya sabés algo.

1. Los clientes: ¿entran, y qué pasa con los repetidos?

Qué revisar. Que se puedan importar desde lo que ya tenés (una planilla, casi siempre), que reconozca tus columnas aunque no se llamen igual, y sobre todo qué hace con los duplicados. Una libreta de años tiene al mismo cliente tres veces: con el celular con «15», con «+54 9» y con el fijo.

Cómo funciona en futuraprop. Se importa un Excel o un CSV con una fila de encabezados; hay una plantilla para bajar si preferís empezar de cero. Antes de importar ves una vista previa con el mapeo de columnas detectado (nombre, apellido, teléfono, correo, DNI, dirección, empresa, cumpleaños, notas, etiquetas, canal de origen) y podés corregirlo a mano. Los duplicados se detectan por teléfono y correo normalizados: «11 5555-1234», «+54 9 11 5555 1234» y «015 5555 1234» son la misma persona. Y no se pisan ni se saltean: se completan. Si el cliente ya existía con teléfono pero sin correo, el correo del archivo se agrega y lo demás queda como estaba. Al final ves cuántos se crearon, cuántos ya estaban y cuántos se completaron.

Preguntá: «¿Qué hace con un cliente que ya existe con otro formato de teléfono?».

2. Las propiedades: ¿se cargan de nuevo?

Qué revisar. Si el sistema te hace recargar a mano cada propiedad que ya tenés publicada, la migración se muere ahí. También conviene saber qué pasa cuando bajás una propiedad del portal: si el sitio propio se entera o queda desactualizado.

Cómo funciona en futuraprop. Las propiedades que ya publicás en los principales portales entran al sitio web por sincronización: reclamás una (desde su tarjeta o pegando el link del aviso) y, una vez aprobada la inmobiliaria como publicador, se importan todas sus publicaciones. Un refresco diario relee cada aviso en su portal y actualiza fotos, precio y superficies; cuando das de baja el aviso, baja del sitio. Las propiedades que no están en portales se cargan a mano y conviven con las sincronizadas.

Preguntá: «¿Tengo que volver a cargar mis propiedades? ¿Qué pasa en el sitio cuando bajo una del portal?».

3. Los portales: ¿los sigo usando?

Qué revisar. Ningún sistema reemplaza a los portales; ahí están los compradores. Lo que hay que entender es qué te ofrece el sistema respecto de ellos: si busca sobre lo publicado, si te ayuda a publicar, y con qué mecanismo. Desconfiá de «publicamos en todos los portales» sin detalle.

Cómo funciona en futuraprop. El buscador trabaja sobre las propiedades ya publicadas en los principales portales, deduplicadas. La publicación desde futuraprop es una función que se activa a pedido y tiene dos mecanismos distintos según el portal: en algunos, una extensión del navegador abre el portal con tu sesión y carga el aviso (vos terminás de publicarlo ahí y lo marcás como publicado); en otro, la cuenta se conecta una vez y el aviso se publica desde el sistema, con borrador y actualización de precio, descripción y fotos. No hay migración mágica de avisos históricos: lo que ya está publicado sigue estando, y el sitio lo toma por sincronización.

Preguntá: «¿Con qué mecanismo publican en cada portal y qué tengo que hacer yo?».

4. El equipo: ¿qué ve cada uno y qué pasa cuando alguien se va?

Qué revisar. Roles y permisos (quién ve los clientes de los demás, quién exporta), y el caso que nadie mira hasta que pasa: un asesor se va. ¿Sus clientes desaparecen? ¿Se pueden reasignar? ¿Se puede llevar la libreta?

Cómo funciona en futuraprop. La Licencia Oficina pone a todos en una cuenta con roles (dueño, administrador, asesor y roles personalizados) y permisos por módulo. Un asesor, por defecto, no ve los clientes de los otros. Exportar la libreta completa solo lo puede hacer el dueño o un administrador: antes, cualquier asesor podía bajarse todos los teléfonos el día que se iba. Cuando alguien se va, lo recomendado es darlo de baja, no borrarlo: pierde el acceso y su trabajo (clientes, tasaciones, operaciones) queda en la oficina y se reasigna a otro asesor. Si intentás borrarlo con trabajo a su nombre, el sistema te frena y te lo explica.

Preguntá: «Si un asesor se va, ¿qué pasa con sus clientes y quién puede exportar la base?».

5. Los alquileres andando: ¿se recalcula todo?

Qué revisar. Un contrato por índice que empezó hace un año ya tuvo ajustes. Si el sistema nuevo lo carga desde el inicio y recalcula, te factura diferencias de meses ya cobrados.

Cómo funciona en futuraprop. Al cargar un contrato con historia decís qué monto se paga hoy y desde qué mes. Ese es el punto de partida: el sistema calcula solo los ajustes que vienen. Si el contrato está en PDF, lo lee y prellena los campos. Y los contratos, personas y pagos se exportan a Excel cuando quieras.

6. Tus datos: ¿son tuyos y podés irte?

Qué revisar. Tres cosas: si podés exportar lo tuyo en un formato abierto, qué dicen los términos sobre la propiedad de tu contenido, y qué pasa con los datos cuando cancelás. Un sistema que te retiene por los datos, no por el servicio, es una mala señal.

Cómo funciona en futuraprop. Los clientes se exportan a Excel; los contratos de alquiler, personas y pagos también; la base de conocimiento del asistente y su historial, en PDF; cada tasación y cada catálogo, en PDF. Los términos dicen que la cartera (textos, fotos, planos) es del agente, que la licencia para mostrarla es revocable y termina con el servicio, y que al darse de baja la cartera sale del portal público. Las búsquedas, catálogos y datos generados se eliminan o anonimizan dentro de los 90 días de la baja. No hay permanencia.

Preguntá: «¿Qué exporto, en qué formato, y qué pasa con mis datos a los 90 días de cancelar?».

7. El tiempo: ¿cuánto tarda empezar?

La respuesta honesta depende de qué querés usar primero. Buscar y tasar no requieren migrar nada: se entra y se empieza el mismo día. Importar la libreta de clientes es una tarea de una hora si la planilla está razonablemente limpia. Los alquileres se cargan contrato por contrato (o desde el PDF), y conviene hacerlo con calma, con el monto actual y el mes desde el que se paga. El sitio web lo diseña el equipo de futuraprop con tu marca y se activa cuando está listo; vos aprobás el diseño y después lo administrás.

Un orden que funciona

1. Semana 1: buscar, tasar y armar catálogos. Sin importar nada. El equipo se acostumbra con el trabajo diario.
2. Semana 1 o 2: importar clientes. Con la vista previa, corrigiendo el mapeo, revisando el resumen de duplicados.
3. Semana 2: sincronizar propiedades y armar el sitio. Reclamar las publicadas, cargar las que no están en portales, aprobar el diseño.
4. Cuando cierre el mes: alquileres. Cargar los contratos vigentes con su monto actual, antes del próximo vencimiento.
5. Al final: dar de baja lo viejo. Después de exportar todo lo del sistema anterior y de que el equipo lleve un mes usando el nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Pierdo los clientes duplicados al importar?
No. Los repetidos se detectan por teléfono y correo y se fusionan completando los datos vacíos. Nada se pisa.

¿Tengo que dejar los portales?
No. Los portales siguen siendo donde están los compradores. futuraprop busca sobre lo que ya está publicado y, a pedido, ayuda a publicar sin cargar el aviso dos veces.

¿Qué pasa con mis datos si me voy?
Son tuyos. Exportás clientes, contratos y documentos cuando quieras, no hay permanencia, y al cancelar los datos generados se eliminan o anonimizan dentro de los 90 días.

¿Cuánto tarda la migración completa?
Buscar y tasar, el mismo día. Clientes, una hora. Alquileres, un contrato por vez antes del próximo vencimiento. El sitio, cuando el equipo termina el diseño y vos lo aprobás.