Cómo organizar el seguimiento de alquileres desde un mismo lugar

La administración de alquileres es el ingreso más estable de una inmobiliaria y el que más horas se come. Una planilla con los contratos, otra con los pagos, un grupo de WhatsApp por inquilino, los recibos en un Word, el índice del BCRA en una pestaña y la rendición al propietario armada a mano a fin de mes. Con diez contratos se sostiene. Con cincuenta, alguien vive adentro de la planilla.

Este artículo muestra cómo queda ese seguimiento cuando todo vive en un mismo lugar: el contrato con su índice, el balance de cada mes, los pagos con su recibo, la rendición al dueño y un portal para que inquilino y propietario vean lo suyo sin llamarte. Con pantallas reales del módulo de Alquileres de futuraprop, sobre un contrato de ejemplo.

Lo que tiene que resolver un sistema de alquileres

1. El contrato y su ajuste. Cuándo empieza, cuándo termina, qué día vence, con qué índice se actualiza y cada cuánto. El ajuste es lo que más errores produce cuando se calcula a mano.
2. La cobranza del mes. Quién pagó, quién debe, cuánto, y el recibo.
3. La mora. Cuántos días de gracia hay y cuánto se cobra de punitorio, sin discutirlo cada vez.
4. La rendición al propietario. Lo cobrado, menos honorarios, menos gastos adelantados, con comprobante.
5. La comunicación. Que el inquilino sepa qué debe y el propietario qué cobró, sin que vos lo escribas cada mes.

El contrato, en tres pasos

Un alquiler nuevo se carga en tres pasos: el inquilino, la propiedad (con su propietario y, si hay, cotitulares) y las condiciones. Si tenés el contrato en PDF, el sistema lo lee y prellena los campos; vos revisás lo marcado.

Las condiciones son las que definen el resto del año: desde cuándo y hasta cuándo, qué día vence, honorarios de administración (porcentaje o monto fijo), depósito en garantía, días de gracia y punitorio. Y cómo se actualiza el alquiler:

Con IPC o ICL, los índices se toman solos de las fuentes oficiales y el sistema calcula el monto nuevo cuando corresponde. Dos decisiones que vienen preconfiguradas, y conviene saberlo: se usa el índice del mes anterior (el último publicado cuando cobrás, que es lo habitual en los contratos), y el ajuste automático viene apagado. Es decir: cuando sale el índice, te muestra el monto nuevo y vos lo confirmás con un clic. Si preferís que se aplique solo, se activa desde el contrato.

El balance de cada mes

La ficha del contrato muestra el balance mes por mes: qué vence, cuánto, qué se pagó y qué queda pendiente. Lo vencido aparece marcado. Un contrato de dos años nace con sus veinticuatro meses generados; no hay que crear el vencimiento cada vez.

Al registrar un pago, si hubo atraso, el sistema sugiere el punitorio según los días de gracia y la regla del contrato; lo podés ajustar o condonar. El recibo sale en PDF con la marca de la inmobiliaria y queda guardado. Los gastos (expensas, luz, agua, gas, ABL, arreglos) se cargan al contrato con quién los paga y quién los adelantó.

La rendición al propietario

A fin de mes, la rendición se arma sola con lo que pasó: el alquiler cobrado, los honorarios de administración calculados sobre ese alquiler, los gastos del propietario que adelantó la inmobiliaria, y el neto a transferir. Si el propietario cobró algo directo, el sistema lo tiene en cuenta; si el neto da negativo, te lo dice («te tiene que transferir»). Adjuntás el comprobante de la transferencia y se genera el comprobante de rendición. El punitorio, cuando lo hay, es ingreso de la inmobiliaria y no entra en el neto del dueño.

Un portal para cada persona

Ni el inquilino ni el propietario necesitan crearse una cuenta. Cada uno recibe un link privado, protegido con un PIN, que se manda por WhatsApp desde la ficha del contrato.

El inquilino ve lo que tiene que pagar y cuándo, cómo pagar, su historial con los recibos, su contrato y el contacto de la inmobiliaria. Si pagó por transferencia, toca «Ya pagué», sube el comprobante y la inmobiliaria lo aprueba desde el contrato.

El propietario, por su lado, ve sus rendiciones, el contrato, las personas y el contacto. Deja de preguntar «¿qué pasó con el alquiler de este mes?» porque lo tiene en el celular.

Avisos que salen solos

Hay tres avisos por correo, y cada uno se prende o se apaga por separado: un recordatorio al inquilino tres días antes del vencimiento (solo si todavía no pagó), un resumen al administrador con los vencimientos de los próximos siete días, y un resumen mensual al propietario el día 1. Con marca blanca, salen con el remitente y el dominio de la inmobiliaria. Los mensajes de WhatsApp no se mandan solos: el sistema te arma el texto y vos lo enviás con un toque.

Reportes para saber dónde estás parado

Deudores, morosos, cobrados, por vencer (a 30, 60 o 90 días), actualizaciones que vienen y la cuenta de cada propietario. Desde el reporte de deudores se manda el WhatsApp de reclamo por fila, con el texto armado. Todo se exporta a Excel. Y el buscador entiende lenguaje natural: «quién me debe», «vencen este mes», «contratos de Pérez».

Si ya tenés contratos andando

El caso típico: un contrato por ICL que empezó hace un año y ya tuvo tres ajustes. Al cargarlo, decís qué monto paga hoy y desde qué mes. El sistema toma ese monto como punto de partida y calcula solo los ajustes que vienen, no los que ya pasaron. Sin eso, un sistema recalcularía todos los ciclos vencidos y te facturaría diferencias de meses ya cobrados. Ese detalle es la diferencia entre migrar en una tarde y pelearse con cargos fantasma durante un mes.

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Preguntas frecuentes

¿Los inquilinos y propietarios tienen que usar la plataforma?
No. Reciben un link privado con PIN y ven lo suyo desde el celular. No crean cuentas ni instalan nada.

¿Qué índices soporta?
IPC (INDEC) e ICL (BCRA) con cálculo automático, más contratos escalonados, fijos o con una regla propia que cargás vos.

¿Y si el propietario cobra el alquiler directo?
Se marca en el contrato. El sistema documenta el pago sin atribuirle la cobranza a la inmobiliaria, y la rendición se arma con lo que corresponda: honorarios y gastos adelantados.

¿Sirve para cien contratos?
Sí. Está pensado para inmobiliarias que administran diez, cincuenta o doscientos contratos, y para administradores que hoy viven en la planilla y en WhatsApp.